Prevenirea pierderilor prin inventariere eficientă
Rolul inventarierii în reducerea riscurilor asociate stocurilor și activelor imobilizate
Prevenirea pierderilor și deteriorărilor
Detectarea timpurie a stocurilor nevandabile, degradate sau expirate, în special pentru bunurile perisabile.
Asigurarea unei gestiuni corecte prin prioritizarea stocurilor și depozitarea lor corespunzătoare.
Identificarea furturilor și fraudelor
Compararea inventarului fizic cu evidențele contabile permite identificarea rapidă a diferențelor inexplicabile.
Creșterea eficienței utilizării activelor
Inventarierea activelor imobilizate asigură actualizarea situației acestora, evitând blocarea resurselor în echipamente neutilizate sau inutile.
Reducerea riscurilor fiscale și de audit
Situațiile financiare corect întocmite elimină riscul de penalități din partea autorităților fiscale și facilitează trecerea unui audit extern.
Optimizarea costurilor de stocare
Eliminarea stocurilor nevandabile sau a activelor inutile reduce costurile de depozitare și întreținere.
Reguli și Obligații la Inventariere
Organizarea programului de inventariere
Pe toată durata inventarierii:
- Programul și perioada trebuie afișate la loc vizibil.
- Toți angajații trebuie informați în prealabil despre desfășurarea procesului.
Bunurile perisabile se inventariază cu prioritate, pentru a evita pierderile sau deprecierea lor.
Prioritizarea bunurilor perisabile
Depozitarea și organizarea bunurilor
Bunurile trebuie să fie:
- Depozitate și grupate pe tipuri.
- Etichetate și codificate corespunzător.
Organizarea eficientă facilitează identificarea și inventarierea rapidă.
Evidența tehnico-operativă a gestiunilor și cea contabilă trebuie să fie ținute la zi.
Aceasta asigură comparația corectă a rezultatelor inventarierii cu datele contabile.
Menținerea evidențelor tehnico-operative și contabile
Comisia de inventariere – participare completă
- Întreaga comisie desemnată prin decizie participă activ la efectuarea inventarierii.
- Președintele comisiei poate solicita sprijinul unor specialiști interni sau externi pentru identificarea și evaluarea bunurilor.
- Specialiștii au obligația de a semna listele de inventariere pentru a atestarea datelor înscrise.
În cazul bunurilor de mari dimensiuni:
- Trebuie asigurat personal suficient pentru manipulare.
- Este esențială utilizarea echipamentelor corespunzătoare.
Gestionarea bunurilor de mari dimensiuni
Sistarea operațiunilor în timpul inventarierii
Dacă este posibil, se sistează operațiunile de intrare-ieșire a bunurilor supuse inventarierii, pentru a evita confuziile sau omisiunile.
- Gestiunea trebuie să fie echipată cu:
- Aparate de măsurare, cântărire, cititoare de coduri de bare, etc.
- Instrumente de identificare și numărare adecvate.
- Comisia de inventariere trebuie să dispună de:
- Mijloace tehnice de calcul.
- Sigilii pentru securizarea spațiilor inventariate.
Dotarea gestiunii și a comisiei
Documentarea rezultatelor
Diferențele constatate se documentează în:
- Procese-verbale de constatare.
- Listele de inventariere, completate și semnate de membrii comisiei și eventualii specialiști.
Se identifică și justifică orice plusuri sau minusuri.
Documentele rezultate din procesul de inventariere se păstrează conform legislației fiscale.
Acestea trebuie să fie accesibile în caz de control fiscal sau audit.
Arhivarea și păstrarea documentației
Importanța Inventarierii
Inventarierea are un rol esențial în gestionarea eficientă a stocurilor și activelor imobilizate, având ca scop principal:
Întocmirea situațiilor financiare anuale care să ofere o imagine fidelă asupra poziției financiare și performanței entității pentru exercițiul financiar încheiat.
Stabilirea situației reale a tuturor elementelor de natură activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale fiecărei entități.
Verificarea bunurilor și valorilor deținute cu orice titlu, inclusiv a celor aparținând altor persoane juridice sau fizice.
VEZI și:
Documente esențiale pentru protejarea afacerii tale în relația cu angajații